AOFAX传真服务器软件与文档解决方案完美地演绎了传真业务流程的自动化。使用该解决方案的销售与采购业务部门能快速地把传真业务的管理集成到现有业务流程中，实现销售与采购订单管理的完美闭环，自动化传真订单的生成与交换，从而优化传真业务流程，用户将得以摆脱耗时的传统传真操作，提高效率，精益管理。

订单文档传真更轻松

采购主管M先生每天都需要处理大量的采购订单。今天早上，他在查看业务系统时，发现有一家供应商的订单需要在近期完成，于是通知了采购员小A着手处理，该任务需要先制定订单并签署，然后发传真给供应商进行签署确认。小A查看了业务系统中这家供应商的产品信息，在完成了订单的编辑后，将其提交内部审批。在该订单通过审批后，小A进入业务处理界面选中该订单，然后点击“发送传真”按钮，业务系统中的订单信息将会传递到AOFAX传真服务器中，同时这些数据将与相应的模板合并，形成订单传真文档，并在需要签章的位置系统自动进行盖章，在接下来的几分钟内传真服务器以传真的方式，把这份订单文档发送到相应供应商处。此时，小A的系统弹出一个消息框，通知其订单已经成功传真至目标收件人。

传真数据自动抓取至业务系统

此时，供应商业务员小B的计算机桌面弹出窗口通知其有新传真件。小B打开AOFAX传真管理系统，发现新传真件是小A发来的订单。随后小B点击并打开订单，选择“数据提取”功能，进入了数据提取界面，自动提取出来的订单数据信息显示在传真文档界面中。小B核对了提取的数据与原传真件中的数据，确认这两者一致后，点击“数据提交”按钮，通过AOFAX传真服务器，订单数据即被传递至业务系统，进入审批流程。

随后小B继续做其他工作，直到业务系统提示他的订单已通过审核，数据正确，小B立即在业务系统选中该订单传真文档，然后点击“发送传真”按钮，该传真文档随即传递到AOFAX传真服务器中，并在需要签章的位置系统自动进行盖章，然后传真服务器以传真的方式，把该订单文档发送回采购商小A处。此时，小B的系统弹出一个消息框，通知其订单已经成功传真至目标收件人。

传真智能路由至本人

小A公司的AOFAX传真服务器接收到回传的订单后，自动对文档进行识别，并按所识别的文档信息与收件人进行匹配，确定了文档的收件人是采购部的采购员小A，AOFAX传真系统把该订单分发并路由到小A的邮箱。

此时，小A正在电话中，计算机桌面弹出一个消息框，通知其供应商小B的订单已经已回传，请点击查看“回传传真件”。小A点击打开“回传传真件”，传真件即展现在“传真视图”窗格，随后小A查看了小B发送回来的订单情况，该订单已签章，并且订单数据与原系统数据一致。

基于角色和权限的检索

在一天即将结束之时，小A的主管M先生想起订单的事情，他在业务系统中输入了该供应商的名字进行检索，看到这家供应商的订单状态为“已完成”，点击订单项目打开订单管理窗口，订单的数据信息与经双方签章确认的传真订单文档都展示在该界面中。M先生在极短时间内就掌握了该订单的情况。

采购商与供应商之间的传真订单往来，通过AOFAX传真服务器系统与业务系统的整合，实现业务系统中订单数据到传真服务器的传递，生成订单传真文档并自动签章进行发送，对收到的传真文档信息进行提取，并转换成目标数据整合到业务系统中，同时为用户提供实时通告，方便及时了解传真发送状态，从而减少大量的人工操作，有效提高业务处理效率，降低合规性风险。